Нормирование труда
офисных работников

Если в компании объявлен курс на сокращение персонала, то, что бы ни говорили сотрудникам, страх увольнения по итогам нормирования будет присутствовать. Поэтому, конечно, проводить мероприятия по нормированию труда лучше в спокойной обстановке, не дожидаясь кризиса.

Для вовлечения офисных сотрудников в эту работу можно использовать, например, такие аргументы:

• проект по нормированию позволит справедливо перераспределить работу в коллективе и разгрузить тех, кто перерабатывает;
• за счет возможного сокращения штатных единиц (или вакансий) часть освободившегося фонда заработной платы может быть использована для дополнительного поощрения оставшихся работников, то есть люди смогут больше зарабатывать;
• в результате проекта по нормированию сократится количество переработок, исчезнет потребность в авралах;
• имея обоснованные нормы труда, руководство сможет заранее планировать увеличение штата в зависимости от планов работ — таким образом, новые сотрудники будут привлекаться вовремя.

Работы бывают нормируемые и ненормируемые. Нормируемыми называют работы, которые выполняются систематически, являются более-менее стандартными, регулируются регламентами, техническими порядками и т. д. Например, это оформление бухгалтерских проводок, составление сотрудником службы урегулирования убытков документов по страховому случаю, проверка юристом стандартного договора, отбор резюме и проведение интервью рекрутером, подготовка кадровых приказов.

Ненормируемые работы — уникальные, неповторяющиеся. Например, подготовка аналитического отчета маркетологом, проведение исследования, консультирование клиента по сложному продукту. Проектная работа также относится к ненормируемой деятельности.

В труде офисных работников присутствуют как нормируемые, так и ненормируемые операции. Например, труд бухгалтеров на 80−95% состоит из нормируемых работ. А труд специалиста по продажам в зависимости от специфики продукта может содержать от 20 до 70% ненормируемых работ. Деятельность программиста-разработчика может быть полностью ненормируема.

Как следует из самих терминов, на нормируемые виды деятельности могут быть разработаны нормы труда — это обусловлено возможностью собрать большое количество данных по повторяющимся операциям.

Ненормируемые работы при расчете нормативной численности персонала задаются специальным коэффициентом, определяемым на основе оценки затрат рабочего времени. Например, с помощью фотографий рабочего времени или экспертов мы выяснили, что примерно 20% времени сотрудник тратит на выполнение ненормируемых операций, соответственно, общую трудоемкость работ можно рассчитать по следующей формуле:

,

где:

• T — общая трудоемкость работ;
• N — трудоемкость нормируемых работ;
• K — доля ненормируемых работ в общей структуре затрат рабочего времени (в нашем случае K=0,2).

Чтобы продемонстрировать высокую загруженность в период проведения работ по нормированию труда, офисные сотрудники зачастую начинают делать то, чем в обычное время не занимаются вовсе либо занимаются крайне редко или что не является обязательным. Например, приводят в порядок рабочее место, разбирают и сортируют бумаги или папки в компьютере, обновляют должностные инструкции (в ситуации, когда для этого нет объективных причин, например в недавно прошедшей реорганизации подразделения).

В случае если работник, как вам кажется, занят имитацией бурной деятельности, целесообразно понаблюдать за ним в течение нескольких дней подряд (если есть возможность). Как правило, если человек действительно недозагружен, это становится очевидно на 2−3 день. Либо нормировщик может учесть выполнение необязательных работ отдельной строкой, не включая в общую норму времени.

Существует специальная методика оценки коэффициента эффективности трудовых движений. Нормативному коэффициенту соответствует выполнение работы рациональным способом в нормальном темпе. Такой коэффициент может быть как больше, так и меньше единицы. Для нормирования труда используют данные о выполнении работ с коэффициентом от 0,65 до 1,25.

Для того, чтобы овладеть навыком оценки коэффициента эффективности трудовых движений, нормировщик должен пройти специальное обучение с применением учебных видеозаписей (2).

Впрочем, даже неподготовленный HR-менеджер может отследить случаи, когда сотрудник выполняет работу гораздо медленнее, чем в обычной ситуации. Это делается для того, чтобы не ставили слишком жесткие нормы и чтобы нормировщик не увидел, что работник недостаточно загружен.

В случае если HR-менеджер поймет, что работник действует в замедленном темпе, он может либо не учитывать эти данные вовсе, либо сравнить скорость «отстающего» с темпом работы других сотрудников, выполняющих те же или сходные операции.

Кроме того, когда за сотрудником наблюдают достаточно долго, он зачастую и сам не выдерживает искусственно заданный медленный темп и начинает работать быстрее.

Например, это может происходить при сканировании, ксерокопировании документов, занесении данных в CRM-систему и прочее.

Это рекомендуется делать, чтобы впоследствии избежать обвинений в том, что какие-то работы не были учтены и заложены в нормы труда.

На этапе описания видов работ, производимых сотрудниками в данной должности, целесообразно подготовить (на основании интервью, наблюдений и должностных инструкций) список выполняемых операций и заверить его у руководителя конкретного отдела как полный и исчерпывающий.

Аналогичным образом следует поступить после проведения наблюдений и замеров, а также если требуется собрать статистику об объемах выполняемых работ. Все эти данные необходимо заверить у руководителя.

Такие методы целесообразно использовать в случаях, когда проведение прямых наблюдений, фотографий рабочего времени невозможно (например, ввиду закрытого характера выполняемых работ или просто недостатка времени).

Самый простой из этих методов — корреляционно-регрессионный анализ. Он позволяет найти соответствие между количественными данными об объемах выполненных работ (например, количеством договоров, заключенных отделом продаж) и численностью работников юридического отдела, которые занимаются оформлением и согласованием этих договоров. В дальнейшем, зная планируемый объем договоров, можно рассчитать и необходимое количество работников.

Вопросы нормирования труда на предприятии сейчас (в отличие от времен плановой экономики) отнесены к ведению самих организаций.

В Трудовом кодексе РФ вопросам нормирования труда посвящена глава 22 (статьи 159−163). Трудовой кодекс задает общие требования к организации мероприятий по нормированию труда, а именно:

• учет работодателем мнения представительного органа работников (или положений коллективного договора) при применении систем нормирования труда, введении в действие локальных нормативных актов, регламентирующих вопросы, связанные с нормированием труда;
• возможность использования типовых (межотраслевых, отраслевых, профессиональных и иных) норм труда для однородных работ;
• обязанность работодателя известить работников о введении новых норм труда не позднее чем за два месяца;
• обязанность работодателя обеспечить нормальные условия труда для выполнения норм выработки.