Нормирование труда: метод моментных наблюдений
Когда для компании становятся актуальными рациональная организация работ и грамотное распределение задач, оптимизация численности персонала и его рабочего времени, руководство ставит перед HR-менеджером задачу нормирования труда сотрудников на основе данных о структуре затрат рабочего времени. Хорошо, если при этом на предприятии имеется ОТиЗ (1), укомплектованный профессиональными нормировщиками, однако в настоящее время это, к сожалению, редкость. Что же делать компаниям, в которых есть только один HR-менеджер или которым не хватает ресурсов для проведения исследования методом фотографии рабочего времени и хрономертажа?
В одном из прошлых номеров журнала был рассмотрен метод самофотографии рабочего времени (2). Не менее полезным, дополняющим его и позволяющим охватить значительную выборку сотрудников малыми силами является метод моментных наблюдений, который может с успехом применяться для исследования работы персонала и на производство, и в офисе. Этот метод состоит в том, что наблюдатель, перемещаясь по заранее намеченному маршруту от одного рабочего места к другому, фиксирует выполняемую в данный момент работу. Маршрут повторяется определенное количество раз с периодичностью от 1 до 10 минут, По завершении исследования величины затрат рабочего времени по категориям определяются пропорционально количеству моментов наблюдения.
Как и любой другой метод исследования, метод моментных наблюдений имеет свои преимущества и недостатки.
Основные преимущества метода моментальных наблюдений заключаются в том, что он:
Как и любой другой метод исследования, метод моментных наблюдений имеет свои преимущества и недостатки.
Основные преимущества метода моментальных наблюдений заключаются в том, что он:
- позволяет силами одного, сотрудника охватить наблюдением большую группу работников (на практике — до 30−40 человек), при этом точность получаемых данных сравнима с точностью фотографии рабочего времени при достаточно большом количестве наблюдений;
- удобен в использовании, особенно если рабочие места расположены в формате open space;
- оказывает меньшее по сравнению с фотографией рабочего времени психологическое воздействие на работников, обеспечивая за счет этого большую достоверность результатов;
- дает усредненные данные как по группе сотрудников, так и по каждому работнику в отдельности: например, можно узнать, сколько времени тратится в отделе на выполнение тех или иных видов деятельности, сколько времени теряется отдельными работниками и в целом в подразделении и пр.
- позволяет проанализировать организацию труда в компании и разработать меры по се совершенствованию, определить удельный вес и абсолютные значения времени простоя в работе персонала и оборудования, наметить конкретные мероприятия по его устранению и т. д.
Основные недостатки метода моментальных наблюдений:
- поскольку фиксируются случайные моменты, часть затрат рабочего времени персонала может остаться за рамками наблюдения;
- затруднителен в использовании, если рабочие места расположены в отдельных кабинетах;
- не всегда позволяет наблюдателю быстро понять, что именно делает работник и к какой категории следует отнести фиксируемые затраты рабочего времени (особенно в отношении офисных работников);
- не позволяет получить данные об очередности выполнения отдельных элементов операции.
В целом данный метод экономически гораздо более эффективен, чем классическая фотография рабочего времени, так как при меньших затратах позволяет получить результаты, практически такие же по достоверности. Для этого нужно охватить наблюдением достаточно большое количество моментов (о чем речь пойдет далее). Маршрут, проделываемый наблюдателем, может быть каждый раз одинаковым, но возможна и случайная последовательность фиксации затрат рабочего времени на тех или иных местах.
Алгоритм организации исследования
Алгоритм организации исследования состоит из пяти следующих шагов.
1
Шаг первый: постановка целей. Как правило, целями исследования, проводимого методом моментных наблюдений, являются: определение структуры затрат рабочего времени как группой сотрудников, так и отдельно каждым из них, а также выявление относительного объема потерь рабочего времени (простоя, несанкционированных перерывов и пр.). В последнем случае наблюдатель может фиксировать только моменты непроизводительных затрат (потерь) рабочего времени.
2
Шаг второй: определение длительности исследования, количества наблюдений и выборки работников. Одно из самых главных преимуществ метода моментных наблюдений состоит в том, что он позволяет охватить достаточно большую группу работников — до 30−40 человек и более. В остальном подход к определению длительности исследования аналогичен тому, который применяется при использовании метода фотографии (самофотографии) рабочего времени. Для получения достоверных данных количество наблюдений должно быть достаточно большим. Разумеется, чем больше количество наблюдений, тем выше затраты предприятия на проведение исследования, поэтому длительность наблюдений должна быть экономически целесообразной. В учебниках по нормированию труда приведены формулы расчета количества наблюдений, необходимого для получения результатов с заданной точностью (3).
На практике желательно, чтобы наблюдение охватывало полный цикл работ, Бели это невозможно (цикл работ очень продолжительный или подразумевает выполнение разнородных работ в разные периоды), все выполняемые работы могут быть экспертно разбиты на отдельные труппы (например, в бухгалтерии — периоды текущей деятельности и периоды подготовки отчетности). Тогда наблюдения будут проводиться либо отдельно для каждой группы работ, либо с перерывами (например, ежемесячно в течение недели на протяжении двух-трех месяцев). Для получения достоверных данных о временных затратах персонала на подготовительно- заключительный период работы, обслуживание рабочего места, а также о потерях времени в связи с опозданием на работу и ранним уходом с нее наблюдение должно проводиться в течение всей рабочей смены (рабочего дня).
На практике желательно, чтобы наблюдение охватывало полный цикл работ, Бели это невозможно (цикл работ очень продолжительный или подразумевает выполнение разнородных работ в разные периоды), все выполняемые работы могут быть экспертно разбиты на отдельные труппы (например, в бухгалтерии — периоды текущей деятельности и периоды подготовки отчетности). Тогда наблюдения будут проводиться либо отдельно для каждой группы работ, либо с перерывами (например, ежемесячно в течение недели на протяжении двух-трех месяцев). Для получения достоверных данных о временных затратах персонала на подготовительно- заключительный период работы, обслуживание рабочего места, а также о потерях времени в связи с опозданием на работу и ранним уходом с нее наблюдение должно проводиться в течение всей рабочей смены (рабочего дня).
3
Шаг третий: подготовка бланков моментных наблюдений. Формат бланка моментных наблюдений может быть таким, какой показан в приложении. Наблюдатель указывает в соответствующей графе время начала движения по маршруту и, перемещаясь в размеренном темпе, обходит все рабочие места, отмечая в графе код работы, выполняемой каждым сотрудником в момент наблюдения. Предварительно изучив деятельность работников с помощью должностных инструкций, технологических карт, используемых в работе регламентов, а также интервью с сотрудниками и в ходе наблюдения за их деятельностью, целесообразно заранее выделить наиболее часто выполняемые виды работ и присвоить им коды. Правила перемещения наблюдателя просты: можно обходить все рабочие места подряд либо наметить несколько маршрутов (например, туда и обратно) и чередовать их в случайном порядке.
4
Шаг четвертый: инструктаж наблюдателей. Не всегда наблюдение проводит сам HR-менеджер. Как правило, у него нет возможности полностью посвятить этому несколько рабочих дней. Целесообразно привлекать к такой работе стажеров, студентов вузов или ассистента HR-менеджера. Необходимо заблаговременно ознакомить наблюдателя с деятельностью исследуемой группы работников, он должен иметь представление о тех или иных видах работ, которые будут отмечаться соответствующими кодами. Для начала HR-менеджеру следует пройти по маршруту вместе с наблюдателем, познакомить его с начальником отдела или мастером цеха, в котором будет проводиться наблюдение, для того чтобы в последующем при необходимости можно было обратиться к ним за разъяснениями.
Наблюдение следует начинать точно в момент начала рабочего дня (рабочей смены) и завершать в момент его официального окончания (либо фактического, если специалисты задерживаются после окончания рабочего дня). Результат каждого наблюдения заносится в таблицу с присвоением соответствующего кода. Если наблюдаемую деятельность невозможно отнести к тому или иному виду, которому присвоен код, наблюдатель присваивает ей следующий по порядку код и записывает его на бланке (для этого, целесообразно оставить в таблице несколько пустых строк).
Ежедневно по окончании наблюдения наблюдатель сдает заполненные бланки моментальных наблюдений HR-менеджеру. По крайней мере, в течение первого дня исследования нужно несколько раз проверить, правильность ведения наблюдения, и при необходимости — откорректировать действия наблюдателя.
Наблюдение следует начинать точно в момент начала рабочего дня (рабочей смены) и завершать в момент его официального окончания (либо фактического, если специалисты задерживаются после окончания рабочего дня). Результат каждого наблюдения заносится в таблицу с присвоением соответствующего кода. Если наблюдаемую деятельность невозможно отнести к тому или иному виду, которому присвоен код, наблюдатель присваивает ей следующий по порядку код и записывает его на бланке (для этого, целесообразно оставить в таблице несколько пустых строк).
Ежедневно по окончании наблюдения наблюдатель сдает заполненные бланки моментальных наблюдений HR-менеджеру. По крайней мере, в течение первого дня исследования нужно несколько раз проверить, правильность ведения наблюдения, и при необходимости — откорректировать действия наблюдателя.
5
Шаг пятый: обработка результатов. Обработка полученных в ходе исследования данных начинается с подсчета количества моментов наблюдений по каждой категории затрат рабочего времени. По завершении исследования сведения о состоянии рабочих мест в каждый момент наблюдения, полученные за все дни по каждому работнику, заносятся в таблицу, составленную в Ехсеl. Получается матрица, в которой по горизонтали указаны работники, а по вертикали коды наблюдаемых видов деятельности. Общее количество наблюдений получают с помощью функции СЧЕТ. Количество наблюдений за каждым видом деятельности (кодом) суммируют функцией СЧЕТЕСЛИ, Результаты могут быть представлены как по каждому сотруднику в отдельности (если целью исследования является, например, сравнение наиболее и наименее успешных работников), так и по подразделениям или группам работников.
Чтобы получить данные о структуре затрат рабочего времени, количество наблюдений по каждому виду деятельности делят на общее число наблюдений.
Итоговые данные представляются в виде таблиц и/или диаграмм, отражающих структуру затрат рабочего времени в установленном исследователем согласно задаче исследования разрезе: по отделам, категориям должностей, конкретным работникам, группам и т. д.
Целесообразно начинать анализ результатов с оценки объема потерь рабочего времени по причине простоя, поломки оборудования, несанкционированных перерывов в работе, отсутствия конкретных задач и пр. Затем следует проанализировать рациональность распределения рабочего времени по видам работ (например, может оказаться, что приоритетным, наиболее значимым работам уделяется незначительное время, или квалифицированные специалисты слишком долго занимаются рутинной деятельностью, не требующей наличия высокой квалификации).
По итогам анализа можно спроектировать рациональный баланс рабочего времени и в соответствии с ним разработать рекомендации по совершенствованию организационной структуры и трудовых процессов подразделения.
Итоговые данные представляются в виде таблиц и/или диаграмм, отражающих структуру затрат рабочего времени в установленном исследователем согласно задаче исследования разрезе: по отделам, категориям должностей, конкретным работникам, группам и т. д.
Целесообразно начинать анализ результатов с оценки объема потерь рабочего времени по причине простоя, поломки оборудования, несанкционированных перерывов в работе, отсутствия конкретных задач и пр. Затем следует проанализировать рациональность распределения рабочего времени по видам работ (например, может оказаться, что приоритетным, наиболее значимым работам уделяется незначительное время, или квалифицированные специалисты слишком долго занимаются рутинной деятельностью, не требующей наличия высокой квалификации).
По итогам анализа можно спроектировать рациональный баланс рабочего времени и в соответствии с ним разработать рекомендации по совершенствованию организационной структуры и трудовых процессов подразделения.
Пример
Исследование затрат рабочего времени методом моментальных наблюдений проводилось в течение одной недели в отделе продаж оптовой компании (табл. 1, 2, рис. 1,2)
Исследование затрат рабочего времени методом моментальных наблюдений проводилось в течение одной недели в отделе продаж оптовой компании (табл. 1, 2, рис. 1,2)
Таблица 1. Итоги моментных наблюдений (менеджеры по продажам)
Рисунок 1. Структура затрат рабочего времени менеджеров по продажам
Таблица 2. Итоги моментных наблюдений (ассистенты менеджеров по продажам)
Рисунок 2. Структура затрат рабочего времени ассистентов менеджеров по продажам
Проведенные наблюдения свидетельствуют о достаточно интенсивной работе менеджеров, на перерывы в работе у них уходит всего лишь 6% рабочего времени (то есть около получаса в течение рабочего дня, что соответствует санитарным требованиям при работе за компьютером), время обеда сокращено. При этом большая часть их рабочего времени тратится на обработку заявок, поступивших от текущих клиентов, в то время как на поиск новых клиентов отводится только 5% рабочего времени. Этого недостаточно, так как привлечение новых клиентов является одной из ключевых задач менеджеров.
Ассистенты менеджеров по продажам явно недостаточно загружены работой. Время перерывов на отдых в их работе составляет 15% (в обычных условиях труда оптимальным считается время, отведенное на перерывы, в пределах 3−8% от общего рабочего времени).
Для повышения эффективности работы отдела продаж может быть предложено разделение менеджеров на специалистов по активным продажам, чьей основной задачей будут поиск и привлечение в компанию новых клиентов, и специалистов по сопровождению продаж, которые будут обслуживать заявки, поступающие от текущих клиентов. При этом ассистентам менеджеров по продажам можно дополнительно вменить в обязанность первичный поиск контактов потенциально интересных компании клиентов (по базам данных, с помощью Интернета и пр.)
Ассистенты менеджеров по продажам явно недостаточно загружены работой. Время перерывов на отдых в их работе составляет 15% (в обычных условиях труда оптимальным считается время, отведенное на перерывы, в пределах 3−8% от общего рабочего времени).
Для повышения эффективности работы отдела продаж может быть предложено разделение менеджеров на специалистов по активным продажам, чьей основной задачей будут поиск и привлечение в компанию новых клиентов, и специалистов по сопровождению продаж, которые будут обслуживать заявки, поступающие от текущих клиентов. При этом ассистентам менеджеров по продажам можно дополнительно вменить в обязанность первичный поиск контактов потенциально интересных компании клиентов (по базам данных, с помощью Интернета и пр.)
ДЛЯ ЦИТИРОВАНИЯ:
Сидоркина Светлана Викторовна, Нормирование труда: метод моментных наблюдений // Справочник по управлению персоналом. — 2011. — № 12. — С. 86-90.
Отдел труда и заработной платы.
См. статью автора «Фотография рабочего времени: сделай сам». — «Справочник по управлению персоналом». — 2012, № 10.
Например, Генкин Б. М. Организация, нормирование и оплата труда на промышленных предприятиях: Учебник для вызов. — 4-е изд., изм. и доп. — М.: Норма, 20 007.