Методы определения численности сотрудников подразделения

Определение нормативной (то есть необходимой и достаточной) численности сотрудников в настоящее время становится все более актуальной задачей. Даже ознакомившись как с классическими, так и с новыми методами нормирования труда персонала, НR-менеджер часто затрудняется с их применением на практике, особенно если нормы рассчитываются для офисного персонала. Воспользоваться готовым рецептом часто не представляется возможным, приходится применять совокупность разных методов с тем, чтобы максимально точно обосновать количество штатных единиц, необходимых для выполнения запланированного объема работы.
Рассмотрим, каким образом можно определить оптимальную численность персонала конкретного подразделения с использованием разных методов нормирования труда. Предположим, HR-менеджеру поставлена задача — рассчитать оптимальную численность персонала подразделения в связи с увеличением объема работ и участившейся переработкой сотрудников сверх нормы. Следует принять во внимание, что HR-служба не располагает возможностью проведения полной фотографии рабочего времени сотрудников. При этом необходимо все сделать быстро и с минимальными затратами времени руководителя и сотрудников подразделения.

Расчет численности персонала предстоит провести для отдела переводов организации, действующей на международном рынке. Численность штатных единиц в данном подразделении равна семи. Поскольку компания, о которой идет речь, ведет активную деятельность на международном рынке, знание иностранных языков и навык перевода требуются здесь ежедневно и в значительном объеме. Увеличение нагрузки приводит к частым авралам на работе.
1
Составление перечня видов работ, выполняемых отделом. Для этого нужно проанализовать документ «Положение об отделе», должностные инструкции работников, отчеты о выполненной работе, а также провести интервью с руководителем отдела.

Примерный перечень регулярно выполняемых отделом работ (по итогам актуализации) включает:
перевод письменных текстов с английского и французского языков на русский;
перевод письменных текстов с русского на английский и французский языки;
редактирование переведённых текстов;
реферирование текстов на иностранном языке;
поиск и изучение информации по тематике переводов, составление глоссариев;
организацию переводческих работ с привлечением специализированного агентства;
перевод презентационных материалов для проведения международных конференций, семинаров;
устный перевод (во время проведения переговоров и пр.).
2
Основные работы подразделения составляют письменные переводы и редактирование текстов. Объем выполненных работ в листах учитывается ежедневно в специальном журнале.
Чтобы рассчитать нормативную численность персонала для выполнения данных работ, применим аналитически-расчетный метод, позволяющий получить научно-обоснованные нормы быстро, с использованием разработанных — специализированной организацией нормативов (в отличие от приведенного далее метода). Для этого обратимся к «Типовым нормам времени на перевод и переработку научно-технической литературы и документов» — документу, утвержденному Постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Сехретариата ВЦСПС от 12 апреля 1989 г. № 130/8−1.

К сожалению, подавляющее большинство — межотраслевых и отраслевых сборников норм и нормативов по труду разработано и утверждено доопытно-статистического, достаточно давно, в связи с этим сначала необходимо убедиться в их применимости в текущих условиях (при нынешней организации труда). Для этого нужно сравнить организационно технологические условия, для которых разработаны данные нормы и нормативы (такие условия обычно описаны в начале сборника, либо их краткое описание дано перед каждым нормативом), с теми, в которых действует нормируемое подразделение. Дополнительно целесообразно проконсультироваться У экспертов в данной области, не было ли за это время каких-либо принципиальных изменений технологии работы переводчиков (для рассматриваемой ситуации — именно этой категории сотрудников).

В данном случае будем считать, что типовые нормы времени применены для нормирования труда подразделения, поскольку технология работ принципиально не изменилась. В нормах учтено время на подготовительно-заключительные работы, обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности, включая физкультурные паузы (10% рабочего времени). В типовых нормах нормативы приведены в авторских листах (один авторский лист составляет примерно 22 печатных листа).

Согласно журналу учета выполненных работ рассчитаем среднее количество печатных листов переводов в день (за полгода-год).

По таблицам типовых норм определим норму времени для выполнения данного объема работ (для выполнения работ по редактированию учтем коэффициент, отражающий то, что текст подвергается литературной обработке не тем сотрудником, который его переводил).

Нормативная численность персонала на выполнение данных работ вычисляется по формуле:
Ч = Нвр. / 8,
где Ч — нормативная численность персонала;
Нвр. — норма времени на выполнение объема работ (согласно типовым нормам);
8 — продолжительность рабочего дня, ч.

Пример расчета

1
Для оценки трудозатрат на проведение таких работ, как реферирование текстов, поиск информации по тематике конкретных переводов и составление глоссариев, а также прочих регулярно выполняемых работ применим метод самофотографии рабочего времени (1).
На основе данных проведенной самофотографии определим, какую долю от затрат времени на основные работы, уже нормированные ранее, занимают эти виды работ.

Пример расчета

Поправочный коэффициент рассчитаем по формуле:
К = 100% + Доля рабочего времени на выполнение неосновных работ
В рассматриваемом примере К = 100% + 22% = 122%, или 1,22.

Скорректируем рассчитанную ранее численность с учетом полученного коэффициента: 582×1,22 = 7,1.
2
Эпизодически отдельные работники подразделения выполняют:

  • организацию переводческих работ с привлечением специализированных агентств;
  • перевод презентационных материалов для проведения международных конференций, семинаров;
  • устный перевод (на переговорах и пр.).
Для оценки трудозатрат по данным видам работ применим метод экспертных оценок (2). Рассчитаем средние затраты времени в месяц на выполнение данных работ:

Пример расчета

С учетом того, что в среднем в месяце 168 рабочих часов, рассчитаем необходимую численность персонала на выполнение данных работ — разделим полученные средние трудозатраты в месяц на количество рабочих часов в месяц и узнаем количество, персонала, необходимое для выполнения данного объема работ: 79: 168 = 0,47 ед.
3
Скорректируем расчет с учетом времени отсутствия сотрудников на работе по причине пребывания в отпуске и на больничном. Вычисления осуществляются на основании статистики предыдущих периодов. Допустим, этот коэффициент составляет 1,1 то есть 10% от всего рабочего времени. Тогда расчетная численность 6удет следующей: (7,1 + 0,47) х 1,1 = 8,3.
4
Руководитель отдела также выполняет переводческие работы (то есть не является освобожденным руководителем), поэтому заложим трудозатраты на выполнение работ по управлению отделом в размере 0,5 штатной единицы. Это экспертная цифра: если руководитель является освобожденным, то — 1 штатная единица. В данном случае следует также оценить, какой процент рабочего времени руководителя занимает управленческая деятельность. Это подразумевает применение метода фотографии (самофотографии). Однако с учетом поставленной задачи — минимально отвлекать руководителя от работы — не станем этого делать, а остановимся на экспертной оценке.
Таким образом, расчетная численность отдела составит: 83 + 0,5 = 8,8 = 9 штатных единиц.
ДЛЯ ЦИТИРОВАНИЯ:
Сидоркина Светлана Викторовна, Методы определения численности сотрудников подразделения // Справочник по управлению персоналом. — 2013. — № 03. — С. 90-92.
Подробнее о применении данного метода см.: Сидоркина С. Фотография рабочего места: сделай сам. — «Справочник по управлению персоналом», 2012, № 10.
Читать статью >
Подробнее о применении данного метода см.: Сидоркина С. Экспертный метод в нормировании труда. — «Справочник по управлению персоналом», 2013, № 1.