Описание функциональных обязанностей должности для составления должностной инструкции
должностная инструкция
функциональные обязанности
должностные обязанности
бизнес-процесс
Ключевые слова:
Описание функциональных обязанностей должности для составления должностной инструкции
Применение различных способов описания и представления функциональных обязанностей в должностных инструкциях работников позволяет структурировать данное описание, повысить полезность должностной инструкции как управленческого инструмента.
Несмотря на то, что должностная инструкция формально не является обязательным документом, обычно организации все-таки разрабатывают и утверждают их. Должностная инструкция определяет требования к квалификации и опыту работы сотрудника, фиксирует его должностные обязанности, права и ответственность. Должностная инструкция необходима при проведении аттестации работников, а также требуется в судебных инстанциях при рассмотрении трудовых споров.
Для работодателя грамотно составленная должностная инструкция является в первую очередь инструментом управления. Должностные инструкции используются при оценке должностей (в случае если в компании применяется система грейдов). Кроме того, с помощью должностных инструкций весь спектр выполняемых предприятием функций декомпозируется до уровня конкретных ответственных лиц — исполнителей.
В идеальной ситуации все функции должны быть распределены по исполнителям без дублирования (когда одна и та же функция закрепляется за разными должностями) и без «провалов», когда остаются функции, которые не закреплены ни за одним из исполнителей.
Для составления описания функционала должности применяются различные подходы, которые можно сгруппировать следующим образом:
1. Описание на основе экспертной оценки
Этот подход наиболее простой и наиболее часто применяемый в организациях. Описание выполняемых функций составляется либо самим исполнителем, либо его руководителем.
Среди основных минусов данного подхода, можно отметить следующие:
2. Описание на основе исследования фактически выполняемого функционала
Этот подход более трудоемкий, но позволяет составить более точное и подробное описание. В ходе исследования анализируются все технические порядки, технические карты, другие документы, регламентирующие работу сотрудника в данной должности и его взаимодействие с другими работниками. В качестве основы для описания функционала должности может рассматриваться информация Классификационных справочников должностей руководителей, специалистов, служащих.
В настоящее время по мере утверждения вступают в силу профессиональные стандарты для отдельных должностей (которые также пока имеют рекомендательный характер). Кроме того, могут проводиться фотографии и самофотографии рабочего времени сотрудника с целью составления фактического баланса его рабочего времени и описания фактически выполняемых им функций.
По итогам исследования функционал должности может быть пересмотрен и скорректирован, например, в случае если предполагается выполнение работ низкой квалификации специалистом высокой квалификации.
Основной недостаток данного подхода — высокая трудоемкость исследований.
3. Описание на основе схем бизнес-процессов
Для применения этого способа в организации должен быть принят процессный подход в управлении и описаны бизнес-процессы. На практике редко встречается, чтобы в компании были описаны все бизнес-процессы. Обычно ограничиваются основным бизнес-процессом, формирующим добавочную стоимость.
Тем не менее применение данного подхода дает большую уверенность в том, что функционал описан полностью и дублирования по возможности устранены. Кроме того, при описании одинаковых функций применяются стандартные формулировки, что делает должностные инструкции более структурированными, а должности — подлежащими сравнению. Кроме того, процессный подход позволяет исключить из состава функций конкретной должности — те, которые не имеют на выходе «полезного продукта», т. е. документа, информации, решения или физического объекта, которые являются ресурсом для других звеньев технологической цепочки.
Многие современные автоматизированные системы, которые используются для описания бизнес-процессов, имеют встроенную функцию автоматического генерирования должностных инструкций, что, несомненно, экономит время на их составление.
Основным недостатком применения третьего подхода является высокая стоимость применяемых технологий.
Для работодателя грамотно составленная должностная инструкция является в первую очередь инструментом управления. Должностные инструкции используются при оценке должностей (в случае если в компании применяется система грейдов). Кроме того, с помощью должностных инструкций весь спектр выполняемых предприятием функций декомпозируется до уровня конкретных ответственных лиц — исполнителей.
В идеальной ситуации все функции должны быть распределены по исполнителям без дублирования (когда одна и та же функция закрепляется за разными должностями) и без «провалов», когда остаются функции, которые не закреплены ни за одним из исполнителей.
Для составления описания функционала должности применяются различные подходы, которые можно сгруппировать следующим образом:
- Описание на основе экспертной оценки;
- Описание на основе исследования фактически выполняемого функционала;
- Описание на основе схем бизнес-процессов.
1. Описание на основе экспертной оценки
Этот подход наиболее простой и наиболее часто применяемый в организациях. Описание выполняемых функций составляется либо самим исполнителем, либо его руководителем.
Среди основных минусов данного подхода, можно отметить следующие:
- При экспертном описании обычно не используются стандартные формулировки, из-за чего одни и те же функции могут описываться разными словами в разных инструкциях. Это, в том числе, затрудняет проверку должностных инструкций на предмет дублирования функций.
- В формулировках могут использоваться разные уровни детализации.
- Нет уверенности, что описан весь присущий должности функционал.
2. Описание на основе исследования фактически выполняемого функционала
Этот подход более трудоемкий, но позволяет составить более точное и подробное описание. В ходе исследования анализируются все технические порядки, технические карты, другие документы, регламентирующие работу сотрудника в данной должности и его взаимодействие с другими работниками. В качестве основы для описания функционала должности может рассматриваться информация Классификационных справочников должностей руководителей, специалистов, служащих.
В настоящее время по мере утверждения вступают в силу профессиональные стандарты для отдельных должностей (которые также пока имеют рекомендательный характер). Кроме того, могут проводиться фотографии и самофотографии рабочего времени сотрудника с целью составления фактического баланса его рабочего времени и описания фактически выполняемых им функций.
По итогам исследования функционал должности может быть пересмотрен и скорректирован, например, в случае если предполагается выполнение работ низкой квалификации специалистом высокой квалификации.
Основной недостаток данного подхода — высокая трудоемкость исследований.
3. Описание на основе схем бизнес-процессов
Для применения этого способа в организации должен быть принят процессный подход в управлении и описаны бизнес-процессы. На практике редко встречается, чтобы в компании были описаны все бизнес-процессы. Обычно ограничиваются основным бизнес-процессом, формирующим добавочную стоимость.
Тем не менее применение данного подхода дает большую уверенность в том, что функционал описан полностью и дублирования по возможности устранены. Кроме того, при описании одинаковых функций применяются стандартные формулировки, что делает должностные инструкции более структурированными, а должности — подлежащими сравнению. Кроме того, процессный подход позволяет исключить из состава функций конкретной должности — те, которые не имеют на выходе «полезного продукта», т. е. документа, информации, решения или физического объекта, которые являются ресурсом для других звеньев технологической цепочки.
Многие современные автоматизированные системы, которые используются для описания бизнес-процессов, имеют встроенную функцию автоматического генерирования должностных инструкций, что, несомненно, экономит время на их составление.
Основным недостатком применения третьего подхода является высокая стоимость применяемых технологий.
Представление информации о функционале в должностной инструкции
Строгих стандартов, предписывающих составлять должностные инструкции каким-либо определенным образом, не существует. Все используемые образцы имеют рекомендательный характер. Поэтому обратимся к практике представления информации о функционале должности(основной раздел должностной инструкции) в разных вариантах.
1. Текстовое представление информации
Представляет собой последовательное изложение перечня должностных обязанностей работника в виде отдельных абзацев сплошного текста. Информация может дополнительно структурироваться с помощью разделов: цели, задачи, функции.
Строгих стандартов, предписывающих составлять должностные инструкции каким-либо определенным образом, не существует. Все используемые образцы имеют рекомендательный характер. Поэтому обратимся к практике представления информации о функционале должности(основной раздел должностной инструкции) в разных вариантах.
1. Текстовое представление информации
Представляет собой последовательное изложение перечня должностных обязанностей работника в виде отдельных абзацев сплошного текста. Информация может дополнительно структурироваться с помощью разделов: цели, задачи, функции.
Пример описания функциональных обязанностей для должности руководителя отдела подбора и адаптации персонала:
Цель работы:
Выстроить бизнес процессы и организовать эффективную регулярную деятельность по развитию системы подбора и адаптации персонала организации.
Задачи:
- обеспечить своевременный подбор персонала на вакантные должности организации в соответствии с предъявляемыми требованиями;
- организовать процесс адаптации принятых работников в соответствии с принятыми в организации процедурами;
- развивать внутреннюю нормативную базу организации в области подбора и адаптации персонала.
Должностные обязанности:
- разработка, внедрение и реализация политик, нормативных и методических документов в области подбора и адаптации персонала;
- участие в разработке кадровой стратегии организации в пределах своей компетенции;
- организация внутреннего и внешнего поиска персонала на вакантные должности организации: согласование заявок на подбор, работа с кадровым резервом и базой данных, работа с интернет-ресурсами, привлечение агентств по подбору персонала, центров занятости, организация взаимодействия с высшими учебными заведениями;
- организация и осуществление мероприятий по отбору кандидатов на вакантные должности организации с применением: анализа анкетных данных кандидатов, проведения интервью, других оценочных мероприятий (ассессмент-центр, тестирование, бизнес-кейсы и пр.) и т.д.
Такое изложение материала довольно традиционно. Оно не позволяет соотнести цели, задачи и выполняемые по каждой задаче функции, а также показатели эффективности (если они приводятся в должностной инструкции).
2. Табличное представление информации
Информация о должностных обязанностях сотрудника может быть структурирована в табличном виде, где основой для классификации являются ключевые задачи должности.
2. Табличное представление информации
Информация о должностных обязанностях сотрудника может быть структурирована в табличном виде, где основой для классификации являются ключевые задачи должности.
Пример: описание должностных обязанностей начальника отдела рекламы
3. Представление информации по бизнес-процессу
В этом случае должностные обязанности указываются в соответствии с бизнес-процессами (при необходимости с подпроцессами), в которых данный специалист принимает участие.
В этом случае должностные обязанности указываются в соответствии с бизнес-процессами (при необходимости с подпроцессами), в которых данный специалист принимает участие.
Пример: описание должностных обязанностей специалиста Отдела контроля качества услуг
Таким образом, в практике могут применяться различные способы представления информации о функциональных обязанностях работника в должностной инструкции. Структурированное описание функциональных обязанностей делает должностную инструкцию удобным инструментом управления как для работодателя, так и для самого работника.
Библиографический список
- Общие рекомендации по разработке должностных инструкций [Электронный ресурс]. URL: http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/44042.html
- Долженкова Ю.В. Использование нормирования труда в рекрутинге // Нормирование и оплата труда в промышленности. – 2010. – № 5. – С. 30-32.
- Одегов Ю.Г. Управление персоналом в структурно-логических схемах: Учеб. – М.: Академический проект, 2005. – С. 579-609.
- Сидоркина С.В. Проектирование функционала должности как аспект нормирования труда персонала // Кадровик. – 2012. – № 10. – С. 148-151.
ДЛЯ ЦИТИРОВАНИЯ:
Сидоркина Светлана Викторовна, Описание функциональных обязанностей должности для составления должностной инструкции // Кадровик. - 2015. - № 5-6. - С. 136-140.